A Orbit (Fraima LLC) usa o serviço ClioIQ para gravar, transcrever e resumir reuniões de trabalho. Quando pessoas que estão no Brasil participam dessas reuniões, sejam membros da nossa equipe ou pessoas de fora dela (como clientes, potenciais clientes e parceiros), seus dados pessoais são transferidos para fora do Brasil. Esta página explica essa transferência, como exige a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024.
Quem é o responsável
O controlador dos dados é a Fraima LLC, que atua sob o nome comercial Orbit. É uma sociedade de responsabilidade limitada constituída no Estado de Wyoming, Estados Unidos.
- Endereço: 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos
- Contato para os titulares: admin@fraima.com
Como, por quanto tempo e para quê
- Para quê: gravar, transcrever e analisar as reuniões da equipe da própria Orbit (empregados e prestadores de serviço) para as quais a Orbit envia o assistente de reuniões (notetaker). Isso inclui os dados de todos os participantes dessas reuniões que estejam no Brasil, sejam da equipe ou de fora dela. Vale para o ambiente de testes (do qual só participam membros da equipe) e para o de produção. Também serve para ligar essas reuniões aos registros enviados pela Orbit e devolver os resultados à Orbit.
- Como: pela API de Parceiros do ClioIQ. As conexões são criptografadas.
- Quais dados:
- nome e e-mail profissional
- voz (a gravação de áudio da reunião) e a transcrição do que foi dito
- resumos, itens e rascunhos de e-mail gerados por inteligência artificial
- título, horário, plataforma e lista de participantes da reunião
- registros de acesso à API
- Por quanto tempo:
- gravações: 30 dias (ou o prazo que a Orbit definir, entre 7 e 365 dias)
- transcrições, resumos e resultados: enquanto a conta estiver ativa (ou o prazo definido pela Orbit, entre 30 e 3.650 dias)
- e-mails: 90 dias
- dados do ambiente de testes: eliminados em até 30 dias após o fim dos testes
- registros operacionais: 180 dias
Base legal e aviso aos participantes
- Base legal: legítimo interesse da Orbit em registrar e analisar as suas reuniões de trabalho (art. 7º, IX, da LGPD).
- Aviso: antes de cada reunião gravada, quem da equipe da Orbit a organiza informa todos os participantes de que a reunião será gravada e transcrita e de que o ClioIQ trata a gravação, a transcrição e as notas para a Orbit, por exemplo no convite da reunião.
Para onde os dados vão
- Estados Unidos: onde os dados são armazenados (Google Cloud e Neon).
- Índia: de onde a equipe do ClioIQ acessa os dados para operar o serviço.
- França: somente quando o assistente de reuniões de contingência (Meeting BaaS) precisa entrar na reunião.
- Algumas análises por modelo de linguagem (Google Gemini) não têm um país fixo.
Quem trata os dados e com que responsabilidade
- A Orbit é a controladora: decide para que e como os dados são usados.
- O ClioIQ é a operadora e só trata os dados conforme as instruções da Orbit. O serviço é prestado por Prasanta Kumar Choudhury, empresário individual na Índia (CognixAI Hub).
- O ClioIQ não usa os dados para treinar modelos de inteligência artificial, não os vende e não os usa para marketing.
Outros fornecedores (transferências posteriores)
O ClioIQ usa estes fornecedores para prestar o serviço:
- Google LLC (Google Cloud), Estados Unidos: hospedagem, armazenamento de arquivos, fila de tarefas e servidor do assistente de reuniões.
- Neon, Inc. (Databricks), Estados Unidos: banco de dados.
- Deepgram, Inc., Estados Unidos: transcrição de voz em texto.
- Google LLC (Gemini API), sem país fixo: análise por modelo de linguagem.
- Jina AI GmbH (grupo Elastic), processado nos Estados Unidos: vetores de busca.
- SPOKE SAS (Meeting BaaS), França: assistente de reuniões de contingência.
- Functional Software, Inc. (Sentry), Estados Unidos: monitoramento de erros.
Como a transferência é protegida
A transferência segue as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024), assinadas pela Orbit e pelo ClioIQ sem alterações. As medidas de segurança incluem:
- criptografia em trânsito e em repouso
- separação dos dados de cada cliente
- acesso ao conteúdo limitado e registrado
- aviso de incidentes à Orbit em até 24 horas
Seus direitos
Pela LGPD (art. 18), você pode pedir:
- confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei
- portabilidade
- informação sobre com quem compartilhamos seus dados
- oposição ao tratamento, nos termos do art. 18, § 2º, da LGPD
Você também pode pedir, sem custo, uma cópia das cláusulas usadas nesta transferência. Respondemos em até 15 dias.
Para exercer qualquer desses direitos, escreva para admin@fraima.com. Você também tem o direito de peticionar contra a Orbit perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).